Przygotowanie ofert realizacji zadań publicznych oraz prawidłowa ich realizacja przez organizacje pozarządowe – to temat kolejnej sesji społecznej w ramach projektu „Kuźnia Ekspertów – wsparcie III sektora Warmii i Mazur”, która odbyła się 15 marca 2022 r.

Animator ze Stowarzyszenia ESWIP udał się do Pisza, aby na zaproszenie pracowników tutejszego Starostwa Powiatowego spotkać się z organizacjami pozarządowymi zainteresowanymi udziałem w otwartym konkursie ofert ogłoszonym przez Powiat Piski w trybie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. I chociaż trwający nabór ofert był kanwą całej dyskusji, to przedstawione w trakcie informacje oraz wnioski z dyskusji mają charakter uniwersalny.

Myśląc o obszarze współpracy finansowej jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 wspomnianej ustawy, trzeba mieć na względzie regulacje prawne i cel tej współpracy. Nie jest to bowiem forma wspierania działalności organizacji przez administrację, tylko zlecenie wykonania zadania publicznego wraz z przekazaniem dotacji. A więc środków finansowych, których wydatkowanie podlega ścisłym regułom wyznaczanym m.in. przez ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz ustawę z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Z jednej strony urzędnik jest zobowiązany, aby wspomóc obywatela czy organizację pozarządową w zrozumieniu meandrów procedur administracyjnych. Traktujmy go jako partnera do współpracy. Z drugiej strony jest też „strażnikiem” środków publicznych, które należą do obywateli i powinny być wydatkowane w taki sposób, aby jak najlepiej służyć zaspokajaniu potrzeb lokalnej (powiatowej, miejskiej czy gminnej) wspólnoty samorządowej.

Co istotne, wysokość dotacji nie wpływa na zakres obowiązków organizacji pozarządowej wynikających z umowy o realizację zadania publicznego. Każdy podmiot podejmujący się wykonania zadania publicznego musi spełniać też inne wymogi dotyczące m.in.: ochrony danych osobowych, rachunkowości, rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym, dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami. Wypełnianie obowiązków może być kontrolowane przez urząd zlecający zadanie publiczne i inne instytucje kontrolne (zgodnie z ich właściwością) w okresie realizacji oraz przez okres pięciu lat poczynając od pierwszego dnia nowego roku następującego po roku, w którym organizacja zakończyła realizację zadania. Czasami rodzaj czy charakter zleconego zadania może umożliwiać odstąpienie od wykonania niektórych obowiązków, są to jednak sytuacje raczej sporadyczne. Warto mieć to na uwadze, decydując się na startowanie w otwartym konkursie ofert.

Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert należy czytać uważnie i ze zrozumieniem. Zaś o niejasne fragmenty warto dopytywać pracowników urzędu odpowiedzialnych za przeprowadzenie konkursu. W dokumentacji odnajdziemy bowiem wiele niezbędnych informacji i wskazówek. W szczególności dowiemy się z niej, na jaki rodzaj zadań publicznych można otrzymać dofinansowanie i w jakiej maksymalnej wysokości; czy wymagany jest wkład finansowy (np. środki własne organizacji, środki pozyskane z innych źródeł) czy wystarczy jedynie wkład osobowy w postaci pracy społecznej i wolontariatu; w jakim przedziale czasowym zadanie powinno zostać zrealizowane; czy możliwe są przesunięcia w budżecie projektu i na jakich zasadach.

Ostatecznie zaś, gdy już po dogłębnym przemyśleniu sprawy uznamy, że chcemy aplikować o dotację na realizację zadania publicznego, jako sposób pracy warto przyjąć metodykę zarządzania projektem. Choćby w najprostszym wydaniu, odpowiadając na podstawowe pytania projektowe:

1. Dlaczego? – pytanie o uzasadnienie realizacji zadania, określony problem, który chcemy rozwiązać lub złagodzić, o potrzebę, którą chcemy zaspokoić;
2. Po co? – pytanie o cel/rezultaty naszego projektu, o zmianę społeczną, którą chcemy wdrożyć;
3. Jak? – pytanie o plan wdrażania, sposoby działania, niezbędne zasoby kadrowe, rzeczowe, metody zarządzania projektem;
4. Kiedy? – pytanie o czas realizacji, harmonogram działań;
5. Kto? – pytanie o podmioty realizujące projekt (lider, partnerzy);
6. Za ile? – pytanie o środki finansowe potrzebne do realizacji zadania.

Zaproponowana wyżej lista pytań projektowych nie wyczerpuje zagadnienia, ponieważ możemy (powinniśmy) pytać też o inne kwestie takie jak chociażby ryzyka projektowe. Kluczowe jest zadbanie o spójność odpowiedzi, aby projekt był logiczny, zrozumiały, możliwy do realizacji. Za pewne będzie to truizm, ale warto go przypomnieć: oferta realizacji zadania nie jest projektem. Formularz, który wypełniamy, jest fiszką projektową prezentującą najważniejsze założenia naszego pomysłu. Niemniej to z niego osoby podejmujące decyzję o przyznaniu dotacji dowiedzą się o naszych zamierzeniach. Ponadto, oferta realizacji zadania stanowi załącznik do umowy o realizację zadania, jest jej integralną częścią. Więc od tego, co wpiszemy do oferty, będzie w dużej mierze zależało to, w jaki sposób zadanie będziemy zobligowani realizować.

Wskazówki, jak skutecznie wypełniać ofertę realizacji zadania, a następnie jak zadanie wykonać i poprawnie rozliczać, znajdą Państwo w załączonej prezentacji. Są w niej umieszczone również wybrane fragmenty umowy o realizację zadania, na które należy zwrócić szczególną uwagę. Wszakże, jak wiadomo, całą umowę przed podpisaniem powinno się uważnie przeczytać. Bo konsekwencje nienależytego wywiązania się organizacji z postanowień umowy mogą być dotkliwe.

Uzbrojeni w tę wiedzę, raźniej możemy ruszać po środki publiczne. Powodzenia!  

Projekt finansowany przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię z Funduszy EOG w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Krajowy