Prowadząca sesję społeczną Monika Chrzczonowicz przekonywała, że do organizacji wydarzenia warto podejść projektowo, na wstępie odpowiadając sobie na dwa ważne pytania: po co i dla kogo to robimy? Bez szczerej i przemyślanej odpowiedzi na te dwa pytania może i uda się nam zrobić dobre wydarzenie, ale rośnie ryzyko, że dobór narzędzi komunikacji, treści czy metod działania będzie nie do końca adekwatny zarówno do potrzeb naszych odbiorców jak i naszych możliwości realizacyjnych.
Gdy już znamy odpowiedź na wyżej wymienione pytania, można posuwać się dalej, planując miejsce, termin i zasoby potrzebne do organizacji wydarzenia. Kluczowi w aspekcie zasobów będą ludzie (jakim zespołem dysponujemy, jakie mamy kompetencje), czas i pieniądze. Monika Chrzczonowicz zwracała przy tym uwagę, że nawet jeśli dużą część albo całość wydarzenia organizujemy własnym sumptem, angażując się społecznie/wolontarystycznie, powinniśmy kalkulować nasz budżet. To znaczy przeliczać naszą pracę i zasoby rzeczowe na pieniądze. Może to bowiem mieć znaczenie dla naszych odbiorców, sponsorów, grantodawców i nas samych.
Podczas spotkania poświęciliśmy również uwagę kwestiom formalnym wynikającym z organizacji wydarzenia w miejscu publicznym, dla otwartego grona odbiorców. Rozmawialiśmy o zapewnieniu bezpieczeństwa uczestnikom i ewentualnej odpowiedzialności organizatora.

W ostatniej części spotkania omawialiśmy zaś organizację wydarzenia jako metodę pozyskiwania pieniędzy przez NGO-sy. Prowadząca sesję zachęcała, aby zarejestrować zbiórkę publiczną na dłuższy okres czasu (do roku). Bywa bowiem tak, że uczestnicy chcieliby się odwdzięczyć za udział w spotkaniu „tu i teraz”, przekazując datki w gotówce. Zarejestrowanie zbiórki pozwoli nam legalnie zbierać darowizny pieniężne podczas wydarzenia. Może to być dobry sposób na zaangażowanie odbiorców, chociaż wskazane są też inne formy włączania uczestników w planowanie i realizację wydarzenia. Drugą omówioną podczas sesji społecznej metodą na pozyskiwanie dodatkowych środków finansowych przez NGO może być sprzedaż. Jeśli nasza organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej, warto dogadać się z podmiotem, który zajmie się sprzedażą i podzieli się z nami zyskami.

Spotkanie odbyło się w ramach projektu „Kuźnia Ekspertów – Wsparcie III sektora Warmii i Mazur” realizowanego przez Stowarzyszenie ESWIP we współpracy z Samorządem Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Partnerem strategicznym projektu jest Rada Organizacji Pozarządowych Województwa Warmińsko-Mazurskiego.

Projekt realizowany z dotacji programu Aktywni Obywatele – Fundusz Krajowy, finansowanego przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię w ramach Funduszy EOG.