- jaka jest wartość postępowania? (w zapytaniu pojawia się kwota powyżej 50 tyś PLN netto)

Zapis dotyczący kwoty 50 tyś. złotych netto odnosi się do kwoty, od wysokości której należy stosować zasadę konkurencyjności, z uwzględnieniem szacowania całości budżetu projektu pod kątem tożsamych usług. Dokumentem regulującym są Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Wartość postępowania na tłumaczenia pisemne, które jest składową ogólnopolskiego projektu partnerskiego, posiadającego wspólny budżet, wynosi powyżej 50 tys. PLN netto, dlatego też zastosowana została procedura konkurencyjności i ogłoszone zostało zapytanie ofertowe nr 2/PPEJ/2016/ESWIP.

 

- jaka jest ilość znaków wraz ze spacjami wewnątrz jednego Indywidualnego Programu Mobilności Ponadnarodowej (IPMP)?

Zgodnie z punktem 2.3 zapytania, tj. „Pojedynczy IPMP składać się będzie z średnio 10 stron w formacie A4 znormalizowanego tekstu (nie więcej niż 2500 znaków na stronie materiału źródłowego), przy czym łączna liczba stron dla 140 IPMP nie przekroczy 1400 stron A4”, ilość znaków na 1 stronie materiału źródłowego wynosi nie więcej niż 2500 znaków bez spacji. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć ile stron będzie miał pojedynczy IPMP, ponieważ zależy to od indywidulanej diagnozy potrzeb danego uczestnika projektu. Założyliśmy jednak, iż liczba stron dla 140 IPMP nie przekroczy 1400 stron A4.

- czy mogą Państwo udostępnić dokument poglądowy?

Niestety nie mamy możliwości udostępnienia dokumentu poglądowego, ponieważ jest to wewnętrzny dokument projektu, którego treść tworzona jest przez ekspertów indywidulanie pod kątem każdego uczestnika projektu. Dokument zostanie udostępniony Wybranemu Wykonawcy po podpisaniu umowy.

- czy wszystkie dokumentu są takiej samej długości? Czy ich długość może być różna? Jeśli tak to o ile? Pragnę zaznaczyć iż podana ilość „1 dokument” jest jednostką bardzo nie wymierną, nie pozwalającą na dokładne obliczenie wymaganego nakładu pracy co jednocześnie może spowodować niedoszacowanie ceny usługi lub jej przeszacowanie. Proszę o udostępnienie bardziej szczegółowej informacji w tym zakresie np. w postaci bardzo często pojawiającej się w zamówienia publicznych – ilości znaków wraz ze spacjami. Takie rozliczenie jednoznacznie określa ilość tekstu oraz wykonanej pracy.

Zgodnie z punktem 2.3 zapytania, tj. „Pojedynczy IPMP składać się będzie z średnio 10 stron w formacie A4 znormalizowanego tekstu (nie więcej niż 2500 znaków na stronie materiału źródłowego), przy czym łączna liczba stron dla 140 IPMP nie przekroczy 1400 stron A4”, ilość znaków na 1 stronie materiału źródłowego wynosi nie więcej niż 2500 znaków bez spacji. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć ile stron będzie miał pojedynczy IPMP, ponieważ zależy to od indywidulanej diagnozy potrzeb danego uczestnika projektu. Założyliśmy jednak, iż liczba stron dla 140 IPMP nie przekroczy 1400 stron A4.

 - jaki będzie rozkład ilościowy tłumaczeń na poszczególne języki?

Na ten moment nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na to pytanie. Rekrutacja uczestników do projektu trwa od 11.04.2016 roku do 31.08.2016 roku pod warunkiem, że limit dostępnych miejsc nie zostanie wcześniej wyczerpany. Zgodnie z regulaminem projektu, proces rekrutacji może również ulec wydłużeniu, w przypadku gdy limit miejsc nie zostanie w tym czasie wyczerpany. Rozkład ilościowy tłumaczeń na poszczególne języki uzależniony jest od znajomości danych języków na poziomie B2 przez zrekrutowanych uczestników projektu.

- czy podana ilość 140 IPMP odnosi się do konkretnego języka? Czy jest to suma dla wszystkich języków?

Jest to suma dla wszystkich języków wskazanych w zapytaniu, przy czym rozkład ilościowy tłumaczeń nie jest znany do momentu zakończenia procesu rekrutacji
w projekcie.

- który z zapisów odnośnie wykazu posiadanych doświadczeń jest wiążący? Czy ten o których mowa w 4.1 pkt. a) , „w przeciągu ostatnich 6 miesięcy, przed dniem złożenia oferty realizowali, co najmniej 4 zlecenia polegające na tłumaczeniu minimum 1000 stron tekstu w pojedynczym zleceniu, finansowanym ze środków publicznych w całości lub w części” .Czy może ten
w 5.1: 1.1 Wykaz, co najmniej 4 zrealizowanych usług polegających na tłumaczeniu, co najmniej 1000 stron tekstu źródłowego każda, finansowanych w całości lub części ze środków publicznych, 1.2 Pisemne potwierdzenia wykonania usług opisanych w p. 1.1 zawierające co najmniej: wskazanie okresu realizacji usługi, przedmiotu/zakresu realizacji usługi, źródła finansowania usługi, wystawione przez podmiot na rzecz, którego Wykonawca realizował usługę. Pierwszy zawiera informację iż tłumaczenia powinny być wykonane
w ostatnich 6 msc, drugi takiego zapisu już nie posiada. Proszę także
o informację czy zapis ten odnosi się do tłumaczeń zrealizowanych w ostatnich 6 miesiącach czy może odnosi się on do terminu wystawienia referencji – tzn. nie później niż 6 msc? Jednocześnie pragnę zaznaczyć iż niejednokrotnie współpraca z klientami administracyjnymi odbywa się na podstawie umów terminowych (1, 2 letnich i dłuższych), a referencje wystawiane są po jej zakończeniu stąd w przypadku projektów aktualnie realizowanych lub w okresie ostatnich 6 msc będzie wyjątkowo trudno otrzymać w/w potwierdzenia/ referencje (w szczególności iż termin na złożenie oferty jest bardzo krótki). Przyznam także iż takie okres podany przez Państwa jest wyjątkowo krótki, zazwyczaj wynosi on do 2-3 lat wstecz.

Wszystkie powyższe zapisy zapytania są wiążące, a oferta powinna łącznie zawierać wszystkie dane wskazane w powyższych punktach. Zapis dotyczący wymogu, aby oferenci  „w przeciągu ostatnich 6 miesięcy, przed dniem złożenia oferty realizowali, co najmniej 4 zlecenia polegające na tłumaczeniu minimum 1000 stron tekstu
w pojedynczym zleceniu, finansowanym ze środków publicznych w całości lub w części” , należy interpretować, że oferent w przeciągu ostatnich 6 miesięcy, przed dniem złożenia oferty zrealizował daną usługę lub jest w trakcie jej realizacji (w przypadku dłuższych umów). Zapis 6 miesięcy nie odnosi się do terminu wystawienia referencji, a do terminu realizacji usług.

- czy podany tryb realizacji – do 10 IPMP/ 24h odnosi się do dni roboczych? Czy do dni kalendarzowych?

Odnosi się do dni kalendarzowych z wyłączeniem dni ustawowo wolnych oraz sobót
i niedziel.

 - w jakich godzinach będą dokonywane zamówienia tłumaczeń? (nie jest to wskazane, jest tylko informacja iż czas na realizację będzie liczony od kolejnej godziny) Czy mamy przyjąć iż tłumaczenia mogą być zamawiane w dowolnych godzinach w tym poza godzinami pracy? (8-17)

Zamówienia tłumaczeń będą dokonywane w godzinach pracy biura projektu 8-16. Jeśli zamówienie zostanie złożone po godzinie 16.00, czas na realizację będzie liczony od godziny 8.00 następnego dnia, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy oraz sobót
i niedziel.

Jednocześnie proszę o wyjaśnienie iż umowa zawarta będzie na okres od 10.08.2016 do 31.07.2017 r. czy mamy przez to rozumieć iż tłumaczenia we wskazanym zakresie będą zlecane wyjątkowo rzadko? Czy może jest to ilość maksymalna, czysto poglądowa. Natomiast faktyczna ilość zlecanych dokumentów (jednorazowo) będzie znacznie niższa? (podają Państwo maksymalną ilość dokumentów na 140 IPMP na okres prawie roku, co stanowi nieco powyżej 10 dokumentów/miesiąc)

Nie jesteśmy w stanie podać terminów zlecania tłumaczeń. Jest to uzależnione od wielu czynników, tj. procesu rekrutacji, terminów przeprowadzenia diagnoz i sporządzenia IPMP przez ekspertów, które sporządzane są indywidulanie pod kątem każdego uczestnika projektu.