Spotkanie odbyło się 20 września w formie zdalnej (online). Ekspertką prezentującą tematykę oraz odpowiadająca na pytania uczestników była pani dr Agata Błaszczyk, doradca podatkowy.

Sesja społeczna dotyczyła umów zlecenia i o dzieło jako podstawowych form zatrudniania pracowników. W pierwszej części spotkania umówiono ich specyfikę oraz porównano z umowami o pracę. Kodeks pracy drobiazgowo reguluje kwestię praw i obowiązków obu stron, czyli pracodawcy i pracownika, m.in. w zakresie zawierania umowy, świadczenia pracy, urlopów itp. Kodeks cywilny jako podstawa umów cywilnoprawnych jest w tym kontekście „wygodniejszą” formą, ponieważ pozwala na dużo większą dowolność w kształtowaniu treści umów. Trzeba jednak pamiętać o regulacjach zawartych w art. 734 i 750 KC (dotyczące umów zlecenia i umów o świadczenie usług na warunkach zlecenia), a na to nałożyć przede wszystkim przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Podczas sesji społecznej poruszane były także inne, bardziej szczegółowe zagadnienia dotyczące rozliczania umów cywilnoprawnych, tytułów do ubezpieczenia, obowiązków organizacji jako płatników składek oraz stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów, co ma szczególnie często miejsce w przypadku umów o dzieło zawieranych np. z artystami, twórcami materiałów audiowizualnych czy naukowcami.

Na podstawie prezentacji oraz dyskusji z uczestnikami, sformułowane zostały wnioski i rekomendacje:

1. Zawierając umowę zlecenia trzeba pamiętać o takim określeniu praw i obowiązków obu stron, aby charakter tego stosunku nie został uznany za umowę o pracę. A charakteryzuje się ona następującymi cechami (art. 22 Kodeksu Pracy):

- wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem;

- wykonywanie pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę;

- odpłatność wykonywanej pracy.

Nie jest istotne, jak umowę nazwiemy, lecz to, co z niej wynika. KP formułuje ponadto zakaz zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi. Nie należy wszakże popadać w skrajności. Zlecenie osobie fizycznej przez organizację wykonywania określonych zadań, np. przeprowadzenie szkolenia, warsztatów, zajęć sportowych itp. może zakładać określony czas, miejsce, wymiar godzinowy świadczenia pracy. Kluczowe znaczenie w tym przypadku ma to, czy zadania te będą wykonywane pod kierownictwem, zaś podporządkowanie pracownika kierownictwu pracodawcy oznacza, że pracodawca ma możliwość wydawania poleceń, które są wiążące dla pracownika, jeżeli nie są sprzeczne z umową i prawem. Trzeba pamiętać, że w przypadku umów cywilnoprawnych, zarówno zleceniodawca/zamawiający jak i zleceniobiorca/wykonawca są równorzędnymi stronami.

2. Umowy zlecenia i umowy o dzieło najlepiej zawierać na piśmie. Organizacja może bowiem narazić się na przykład na zarzut ze strony zleceniobiorcy, że stosunek łączący obie strony to stosunek pracy. W przypadku braku umowy pisemnej (albo zawartej w innej formie, która mogłaby stanowić dowód), mogą też pojawić się wątpliwości co do przedmiotu umowy, terminu jej realizacji czy wysokości należnego wynagrodzenia. A zatem, chociaż forma pisemna nie jest obowiązkowa, pozwala uniknąć ewentualnych problemów w razie sporu pomiędzy stronami.
3. W przypadku umów zlecenia/umów o świadczenie usług zawieranych z osobami fizycznymi, rekomenduje się przyjmowanie stawki godzinowej za wykonywaną pracę. Wysokość tej stawki powinna zostać określona w samej umowie albo w innej formie dokumentowej. Wynagrodzenie powinno być rozliczane co miesiąc, jeśli umowa została zawarta na okres dłuższy niż 1 miesiąc.
4. Potwierdzenie liczby godzin przepracowanych w ramach zlecenia może być w dowolnej formie, również elektronicznej (np. e-mail, SMS). Rekomendowane jest określenie tego sposobu w zawartej umowie.
5. Wynagrodzenie lepiej wypłacać przelewem. Wypłaty w formie gotówkowej mogą narazić organizację na nieprzyjemności, np. w razie kontroli przez uprawnione podmioty. Praktyka pokazuje, że organy kontrolujące prawidłowość działania podmiotów gospodarczych w zakresie zatrudnienia, dość rygorystycznie podchodzą do obowiązków oraz ich dokumentowania. Przelew jest w tej sytuacji bardziej „bezpieczną” formą, którą łatwiej udowodnić.
6. Podstawą wypłaty wynagrodzenia z umowy zlecenia może być dokument podobny do listy płac, jednak rekomendowany jest rachunek podpisany przez zleceniobiorcę (rachunek teoretycznie powinien zostać wystawiony przez zleceniobiorcę, choć w praktyce dość często rachunek wystawia zleceniodawca).
7. Umowy o dzieło należy stosować z dużą dozą ostrożności, gdy przedmiot umowy i sposób jej wykonania wyraźnie świadczy o tym stosunku cywilnoprawnym. Przedmiotem umowy o dzieło nie mogą być zatem zadania, których charakter wymaga starannego działania a nie konkretnego rezultatu (jak np. koordynowanie projektu, przeprowadzenie warsztatów).
8. Należy pamiętać o zgłoszeniu zawartej umowy o dzieło do ZUS w ciągu 7 dni. Obowiązek ten nie dotyczy jednak podmiotów nie będących płatnikami składek (czyli zwykle mniejszych organizacji, działających hobbystycznie czy pozyskujących niewielkie dotacje). W związku z tym, organizacja pozarządowa, która nie ma zawartych umów o pracę, umów zlecenia czy podobnych, od których ma obowiązek odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne/zdrowotne, nie będzie musiała zgłaszać zawartej umowy o dzieło.
9. Wątpliwości dotyczące sposobu weryfikacji statusu osoby zatrudnianej na podstawie umowy zlecenia – mogą dotyczyć szczególnie studentów oraz pracowników innych firm, którzy zatrudnieni są na umowach o pracę i otrzymują co najmniej minimalne wynagrodzenie. Zatrudnienie studenta może być korzystne dla obu stron, bowiem wiąże się z brakiem składek zusowskich oraz podatku dochodowego (o ile student jest w wieku do 26 r.ż.). W przypadku pracownika zarabiającego co najmniej najniższą krajową, chodzi o odprowadzanie jedynie składki zdrowotnej (brak obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne).

W toku dyskusji okazało się, że najczęściej organizacje opierają się na oświadczeniach od osób, które zatrudniają, w celu weryfikacji statusu oraz obliczenia należnych składek i podatku. Praktyka organów kontrolnych to dość rygorystyczne podejście, które może wiązać się z zakwestionowaniem przyjętych w organizacjach rozwiązań oraz obciążeniem organizacji jako płatnika składek, obowiązkiem odprowadzenia do ZUS dodatkowych środków. Jeśli wyjdzie na jaw, że zatrudnione osoby złożyły nieprawdziwe oświadczenie, winą obciąża się organizację a nie osobę, która podała nieprawdziwe dane. Co można w tej sytuacji zrobić? Czy można żądać od studenta - zleceniobiorcy przedstawiania co miesiąc zaświadczenia z uczelni wyższej, aby zweryfikować czy wciąż jest studentem, albo druku RMUA od zleceniobiorcy będącego pracownikiem innej firmy, żeby upewnić się, że zarobił w danym miesiącu minimalną krajową? Problem w tym, że nie ma przepisów prawa, które dawałyby organizacjom uprawnienia do takiego działania. Co więcej, może się ono okazać niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych.